Tanto a NFe (modelo 55), quanto a NFCe (modelo 65), têm situações ou status, que definem se elas estão Autorizadas, Canceladas ou outros casos.
Abaixo, detalhamos cada um dos casos possíveis para as Notas Fiscais:
1) Autorizada
A NFe, ou NFCe, quando tiver sucesso de emissão no sistema e for registrada na Sefaz, é considerada "Autorizada" e fica com um símbolo de uma folha ao lado da transação ().
Para esta numeração, será possível gerar o XML e o PDF (Danfe) para envio para a Contabilidade ou para quem solicitar a informação.
2) Cancelada
Quando uma NFe, ou NFCe, teve sua emissão Autorizada, mas por algum motivo ela não pode existir (ex.: alguma informação incorreta), é necessário cancelar a emissão da NFe e então a numeração em questão estará disponível como "Cancelada".
Para esta numeração, será possível gerar o XML (dois arquivos são gerados, um da Autorização e um do registro de cancelamento da NFe) para envio para a Contabilidade ou para quem solicitar a informação.
Ao Cancelar uma NFe emitida, voltará a exibir o símbolo azul com um i () ao lado da transação.
3) Denegada
A Denegação de uma NFe ocorre quando o destinatário, ou o emissor, apresenta pendências fiscais perante a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu Estado, geralmente por não cumprimento nas entregas de obrigações acessórias previstas na legislação. Neste caso a empresa estará impedida de faturar até que ela regularize sua situação fiscal.
A NFe denegada fica registrada na base da Sefaz, impedindo a reutilização da numeração de NFe em nova NFe, porém a transação pode ser utilizada para uma nova tentativa de emissão de NFe depois de sanadas as pendências com a Sefaz.
No Sistema, a NFe fica com o ícone vermelho com um X () ao lado da transação.
4) Inutilizada
Uma NFe é considerada Inutilizada quando uma numeração não possui nenhuma das situações acima e é necessário informar à Sefaz que a numeração não será utilizada. Antigamente seria o que identificava o termo "ANULAR uma NF".
Essas quatro situações, permite exportar os arquivos para enviar para a Contabilidade.
Para saber como exportar o XML, veja o artigo "Exportar XML". Caso seja necessário exportar o PDF (apenas das Notas Autorizadas), veja o artigo Exportar Xml - Formato PDF.
PENDENTES
Há possibilidade da NFe ficar Pendente de alguma atividade, por parte do Atendente, para finalizar a Emissão da NFe.
Nesses casos, é exibido o símbolo de uma folha com um triangulo amarelo e um sinal de exclamação (), chamando atenção para algum problema ocorrido no momento da Emissão da NFe
5) Rejeitada
Quando ocorre algum erro, seja no cadastro do Sistema, ou nas informações enviadas para a Sefaz, há um retorno de Erro do sistema e quando é identificado o erro na Sefaz, é possível visualizá-lo posicionando o mouse em cima do símbolo de Pendência da NFe e verificando a informação no "MOTIVO".
Exemplo:
6) Não Enviada à Sefaz
Muitas vezes ocorrem erros que não são registrados no Motivo.
Para confirmar qual o erro ocorrido, será necessário Revalidar a Nota Fiscal, para que o erro seja exibido na tela e possa ser encaminhado para o Suporte da Dataweb, para auxiliarmos, caso o atendente não consiga compreender.
Neste caso, por gentileza, tire um print da tela do erro e encaminhe uma solicitação para o Suporte.
Fique atento ao preenchimento da nota e aos dados cadastrais para que não haja problemas na emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
Caso permaneça qualquer dúvida, entre em contato com a nossa Central de Atendimento.
Estamos à disposição.