1.Para que se possa realizar o balanço de estoque, todos os produtos cadastrados, devem estar vinculados a uma família.
2.Abra o módulo Administrador → Menu Estoque → Balanço de estoque
→ Clique em novo balanço → clique no campo Situação e escolha o tipo de família a ser contada (Ativa, inativa ou ambas)
→ selecione a família ou famílias a serem contadas → clique em Ok
Só podem ser inseridas no balanço de estoque as famílias que são ativas, que não possuem lente inativa e alguma lente em reserva.
→ Após selecionar a(s) família(s) → Clique em OK → Digite o nome do usuário responsável pelo balanço → Clique em Ok
→ Clique com o botão direito na família selecionada → clique em Contagens da família
→ Abrirá a tela de visualização das contagens com a quantidade de itens da família com seu estoque no momento do balanço.
→ O inventariante (pessoa que irá realizar a contagem), deve abrir o módulo Administrador → Menu Estoque → Balanço de estoque → Contagem do balanço de estoque…
→Selecione a família a ser contada → Clique no botão para iniciar a contagem
→ Digite a quantidade contada do item ou utilize o leitor de código de barras → usando o leitor ou digitando o código de barras do produto e dando um <ENTER> o sistema, irá inserir a quantidade na coluna Quantidade na tela de contagem.
→ Clientes que utilizam o coletor para realizar a contagem, tem como ser feita a importação do arquivo para a tela de contagem → clique no botão coletor
Para que o arquivo coletado seja importado de forma correta, o coletor deve ser configurado, para não somar a quantidade do item na contagem, ou seja, se o item coletado possuir a quantidade 5, deve ser repetido o código, um abaixo do outro no arquivo.
→ Após ter finalizado a contagem da família, clique no botão finalizar contagem → Feche a tela de contagens → Para cancelar uma contagem, clique no botão cancela contagem em execução
→ Feche a tela de contagens.
→ Se ocorrer algum erro, onde a tela da contagem fique travada, você deve ir no módulo Administrador → Estoque → Balanço de estoque → Selecione a família → Botão direito Desbloquear ferramenta de contagem → Inventariantes → Clique no inventariante → Clique em Ok.
→ Após a 1ª contagem ter sido finalizada o responsável pelo balanço, vai abrir a tela de balanço → Módulo Administrador → Menu Estoque → Balanço de estoque → selecione a família → clique em contagens da família...
→ Veja na tela acima que na tela de Balanço de estoque, na 1ª contagem, na coluna inventariante aparece o nome do usuário que realizou a contagem, na coluna situação aparece a informação Finalizada pelo inventariante.
O responsável pelo balanço vai verificar se a 1ª contagem bateu com a quantidade de corte.
Conforme tela abaixo:
→ Quando a quantidade contada do item, fechar com a quantidade de corte, a cor os itens ficaram da mesma cor, conforme tela acima.
→ Os itens que não fecharem na 1ª contagem, terão que ser recontados, para isso selecione a família, clique na opção pedir recontagem.
→ O responsável pelo balanço pedirá para outro usuário, realizar a recontagem. → o inventariante, vai acessar a tela de contagens, para realizar a contagem somente dos itens que não fecharam na 1ª contagem.
Realizou a 2ª contagem, clique no botão finalizar contagem.
Feche a tela de contagens.
O responsável pelo balanço, vai realizar a nova validação da contagem, se a mesma não bater com a quantidade de corte ou com a quantidade da 1ª contagem, será necessária uma nova contagem.
É possível realizar somente 3 contagens no balanço, para cada família. Caso nenhuma das contagens não feche com a quantidade de corte ou entre si, terás que cancelar a finalização da última contagem, e refazê-la até a quantidade contada bater com a quantidade de corte ou com alguma das contagens.
Observe que na tela acima foram realizadas 3 contagens e nenhuma delas bateu a quantidade contada com a quantidade de corte e com qualquer uma das contagens.
Neste caso deve-se cancelar a finalização da contagem realizada pelo inventariante.
Conforme tela abaixo:
Após ter sido refeita e finalizada a contagem, o responsável pelo balanço, vai acessar a tela de balanço, para conferir se a contagem fechou com a quantidade de corte ou com alguma das contagens anteriores.
Conforme tela abaixo:
Realizada a conferência das contagens e as mesmas fechando, as quantidades contadas com a quantidade de corte ou entre elas, o responsável pelo balanço, vai aprovar as contagens.
Conforme tela abaixo:
Este procedimento deverá ser realizado em todas as famílias que fazem parte do balanço, enquanto uma contagem de família não for aprovada, não será possível aprovar o balanço.
Caso alguma contagem não tenha fechado a quantidade contada com o que tem na quantidade de corte ou com alguma contagem, ao tentar aprovar a contagem o sistema vai mostrar a seguinte mensagem:
Realizada a aprovação das contagens, o próximo passo será a aprovação do balanço.
Conforme tela abaixo:
Realizada a aprovação do balanço, o próximo passo será abrir o módulo Pedido ou OS, para finalizar o balanço.
Pedido ou OS → Menu Estoque → Histórico de balanços...
Conforme tela abaixo:
Abrirá a tela de histórico de balanço com todos os balanços realizados.
Conforme tela abaixo:
Selecione o balanço → Clique no botão Finalizar balanço → para finalizar o balanço o responsável pelo balanço, tem que ter um vendedor associado ao usuário, para o caso de ser gerado um Pedido ou OS de falta em estoque ou uma ENF de sobra no estoque, caso contrário abrirá uma tela de erro.
Conforme tela abaixo:
Para vincular um vendedor ao usuário, abra o módulo Administrador → Menu cadastro → Usuários → selecione o usuário → clique em Alterar → campo vendedor → selecione o vendedor → Gravar → abra o módulo Pedido ou OS → menu estoque → histórico de balanços… → Finalizar balanço.
Aparecerá uma mensagem informando que o balanço foi finalizado.
Conforme tela abaixo:
Ao finalizar o balanço o sistema poderá gerar ou não um Pedido ou OS de baixa de mercadorias ou uma ENF de sobras.
Conforme tela abaixo:
Neste caso foi gerado somente uma ENF de sobra. Conforme mostra a tela acima.
Existem casos que podem ser gerados o Pedido ou OS e ENF, ou tem casos de não serem gerados nenhuma transação de saída ou de entrada.
Na tela de histórico de balanço, clicando no botão relatórios, você pode tirar um relatório de corte de estoque, estoque final e contagens.
A atualização do saldo em estoque para os itens que deram diferença (falta ou sobra), será realizada após o encerramento do Pedido ou OS ou ENF.
Para realizar o encerramento, deves abrir o módulo Pedido, OS ou Entradas.
Localizar a transação de foi gerada, selecionar e clicar com o botão direito encerrar pedido ou encerrar ordem de serviço ou encerrar entrada de nota fiscal.
Felipe Moraes.